De toegevoegde waarde van een controller voor het MKB

Uit verschillende onderzoeken blijkt dat de meeste ondernemers te weinig financiële kennis hebben. Dat is ergens ook wel te begrijpen. De meeste ondernemers zijn succesvol omdat ze vanuit hun kennisgebied of hun passie een bedrijf gestart zijn.

Dat betekent ook dat de meeste ondernemers geen financiële of bedrijfseconomische achtergrond hebben. Om toch te kunnen voldoen aan wettelijke eisen wordt daarom een accountant ingehuurd zodat de boekhouding in ieder geval op orde is. Vaak blijkt echter dat deze accountant onvoldoende kennis heeft om, naast de boekhouding, ook goed te kunnen adviseren op gebied van planning en control.

Concurrenten die wel deze kennis in huis hebben hierdoor een voordeel. Zij zullen beter in staat zijn hun bedrijf op financieel gebied te leiden wat een groot concurrentievoordeel oplevert.

Investering vs opbrengsten van planning & control

Het is vaak lastig te bepalen wat het inhuren van een expert op het gebied van planning en control (controller) oplevert. Het is namelijk niet direct zichtbaar in bijvoorbeeld een stijgend aantal verkopen zoals bij een verkoopmedewerker.

Maar wat het inhuren van een controller kost is wel heel zichtbaar. Daardoor kiezen ondernemers er vaak voor om het geld op andere plekken te investeren. De vraag is alleen of dit de beste keuze is. En dat is nou net één van de onderwerpen waar een controller je over kan adviseren…!

Waarover kan een MKB controller adviseren?

1. Opzetten van goede planning en control cyclus (P&C cyclus)

Een goede P&C cyclus zorgt er voor dat de onderneming beter beheersbaar wordt. In de P&C cyclus worden lange en korte termijn doelen gesteld en de voortgang op de realisatie gemonitord. Hiermee krijgt het management handvatten om de organisatie te sturen (plan, do, check, act). Tijdens de P&C cyclus komen in ieder geval de volgende aspecten naar voren:

1. Strategisch plan
   • bevat onder andere: missie, visie, SWOT, lange termijn doelstellingen, meerjarenprognose
2. Jaarplan
   • bevat onder andere: de jaarbegroting, prestatie en succes indicatoren
3. Voortgangsrapportages
   • bevat onder andere: financiële rapportage, management dashboards, prognoses
4. Verslaggeving
   • bevat onder andere: jaarrekening en jaarverslag

De P&C cyclus is de basis voor het “in control” zijn. Je (strategische) doelen zijn immers beschreven en de processen binnen de organisatie zijn gericht op het verwezenlijken van deze doelen. De volgende specialisaties van de controller kunnen daarom ook alleen goed uitgevoerd worden wanneer de P&C cyclus effectief is en dienen ook om de gestelde doelen te kunnen realiseren.

2. Processen optimaliseren

Borging administratieve organisatie en interne controle of beheersing (AO/IC, AO/IB)

Een goede administratieve organisatie (AO) zorgt er voor dat er op juiste wijze financiële verantwoording plaats kan vinden doordat processen zo zijn ingericht dat onder andere de volledigheid en juistheid van de cijfers gegarandeerd kan worden. Daarbij worden interne controle (IC) mechanisme gecreëerd waarmee afwijkingen gesignaleerd kunnen worden. Interne beheersing (IB) gaat ook nog over het bijsturen van deze processen.

Processen efficiënter maken

Organisaties en hun omgeving veranderen continu. Maar de processen binnen de organisatie (en binnen verschillende afdelingen) veranderen niet altijd even snel mee. Dat komt vaak omdat medewerkers gewend zijn aan een bepaalde werkwijze en deze niet zo snel aanpassen. Een controller kan helpen identificeren welke processen efficiënter kunnen zodat de effectiviteit van de medewerkers kan worden vergroot en daarmee ook de winstgevendheid van het bedrijf positief kan worden beïnvloed.

3. Omzetbeheersing

Het aantal verkopen x de verkoopprijs is de omzet. Omzet minus de kosten is je winst. Het is dus van belang om de omzet en kosten zo goed mogelijk te managen. Hierdoor kan je namelijk je winst direct vergroten.

Aantal verkopen

Het aantal verkopen hangt samen met de effectiviteit van de marketing en sales activiteiten. Dus hoe meer je hierin investeert hoe groter de kans dat de verkopen ook toenemen. Maar hierin investeren betekent ook dat je marketingkosten stijgen. Daarom is het van groot belang om je marketingactiviteiten te meten en te evalueren zodat je de effectiviteit hiervan kan vergroten. Naast het evalueren van de marketingactiviteiten is het ook van belang te monitoren welke producten goed verkopen en welke niet.

Verkoopprijs

De verkoopprijs die je voor een product kan vragen hangt af van verschillende factoren zoals de vraag in de markt, je concurrentiepositie, merkvoorkeur etc.  Over het algemeen wil je een product minimaal verkopen voor de kostprijs (zie kostenbeheersing) en het liefst nog met een mooie marge.

Toch kunnen er redenen zijn om niet altijd de maximale marge te berekenen, bijvoorbeeld omdat de verkopen dan harder stijgen dan de daling in de marge. Of omdat klanten naast dit goedkopere product ook een ander product bij je afnemen met een hogere marge. Het is dus van belang een goede strategie te bedenken hoe je omgaat met de pricing.

4. Kostenbeheersing

Wanneer er te weinig aandacht is voor de kosten loop je het risico dat deze onnodig hoog worden. Dat heeft direct negatieve gevolgen voor de resultaten van de onderneming. Slim omgaan met de inkopen en regelmatig evalueren of alle uitgaven wel noodzakelijk zijn loont. Controllers zijn bij uitstek goed in het analyseren van kosten en adviseren over maatregelen om de kosten beheersbaar te houden.

Naast de directe uitgaven is het ook van groot belang te kijken naar kosten die minder goed zichtbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan de voorraad. Het geld dat hierin is geïnvesteerd kan niet ergens anders geïnvesteerd worden. Daardoor loop je mogelijke winst mis. Het is dus van belang ook dergelijke kosten goed te managen. Daarnaast moeten deze kosten op juiste wijze worden toegerekend aan producten of diensten om tot een juiste kostprijs te komen. Doe je dat niet dan kan je kostprijs te hoog of te laag zijn met alle gevolgen van dien. Denk bijvoorbeeld aan je concurrentiepositie of je winst.

5. Adviseren over investeringsbeslissingen

Geld kan je maar een keer uitgeven. Dus dat doe je het liefst zo effectief mogelijk. Dat wil zeggen, daar waar je het beste rendement er uit kan halen in een bepaalde tijd (passend binnen jouw strategie). Het is dus van belang verschillende investeringsmogelijkheden tegen elkaar af te wegen om te zien welke investering je het snelst terugverdiend. Daarbij moet je uiteraard wel rekening houden met de risico’s die bij desbetreffende investering speelt.

6. Risicomanagement

Bij risicomanagement  wordt vaak gekeken naar de mogelijkheid dat een bepaalde gebeurtenis zich voordoet en de mogelijke impact die het dan heeft op de organisatie. Dit hoeft niet alleen een financiële impact te zijn, maar zou bijvoorbeeld ook imagoschade  kunnen zijn. Door vooraf een risicoafweging te maken heb je de kans jezelf hier tegen te wapenen, bijvoorbeeld door je te verzekeren of processen aan te passen. Hiermee voorkom je dat je in een situatie terecht komt die (zeer) negatieve gevolgen heeft voor de organisatie.

7. En nog veel meer….

Bovenstaande is een niet uitputtende lijst met activiteiten van een controller. Toch geeft dit een goed beeld wat een controller kan betekenen voor jouw organisatie en op welk vlak de controller zich begeeft. De verschillen met de werkzaamheden van een accountant zijn duidelijk zichtbaar en daarmee is het ook begrijpelijk dat ondernemers vinden dat accountants hen onvoldoende kunnen adviseren op dit vlak.  

Wat levert een controller dan op?

Een controller kan dus van grote toegevoegde waarde zijn voor iedere onderneming. En dus ook op belangrijke aspecten binnen de onderneming. Het creëren van een structuur en het actief bezighouden met de beheersing van omzet en kosten heeft directe invloed op het resultaat van de onderneming.

Daarbij kan een controller zelfs voorkomen dat jouw bedrijf failliet gaat. In een lijst met 9 veelvoorkomende redenen waarom bedrijven failliet gaan zou een goede controller in alle gevallen ondersteuning (hebben) kunnen bieden om dit te voorkomen.

Is de toegevoegde waarde kwantificeerbaar?

Ja, dat is het zeker, maar dit is wel heel bedrijfsspecifiek. Vanzelfsprekend is het dat bij bedrijven die minder in control zijn een grotere winst te behalen valt dan bij bedrijven die meer in control zijn.

Bij MKB Controllers starten wij altijd met een analyse van de huidige situatie om te bepalen van welke waarde een MKB controller specifiek voor jouw organisatie kan zijn. Daarbij zullen we ook zoveel mogelijk kwantificeren wat de implementatie van het plan oplevert voor de organisatie zodat je een juiste investeringsbeslissing kan maken om een MKB controller in te schakelen of niet.

Aan de slag met een MKB Controller

Heb je vragen naar aanleiding van dit stuk of ben je benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op! Wij denken graag met je mee voor de beste oplossing voor jouw bedrijf.