Mogelijk heb je wel eens van Power BI gehoord. En waarschijnlijk riep dat gelijk twee vragen bij je op:
- Eén: wat is Power BI precies?
- Twee: is het geschikt voor mijn bedrijf?
Laten we beginnen met eerste vraag. Power BI is een namelijk een bedrijfsanalysedienst van Microsoft (cloudbased). Dit betekent in simpele taal dat je bedrijfsgegevens kunt visualiseren en analyseren. Maar dan wel op een manier dat iedereen het kan én met meer snelheid, efficiëntie en inzicht. Het stelt je daarnaast in staat om gegevens te verzamelen, tonen en delen via gebruiksvriendelijke dashboards, interactieve rapporten en visualisaties, zodat de data echt iets zegt en begrijpelijk is. En bij MKB Controllers zijn we enthousiast!
We leggen graag uit waarom deze krachtige BI tool ideaal zou kunnen zijn voor jouw bedrijf.
Wie gebruikt Power BI normaal gesproken?
In principe kennen we twee rollen die regelmatig gebruik maken van een business intelligence (BI) systeem:
- De Business User (CFO, CEO, Marketing Manager, etc) bekijkt de dashboards en rapporten die worden geproduceerd.
- De Business Analyst (BA) bereidt de rapporten voor, en zorgt dat de data juist is.
De crux in dit verhaal? De meeste MKB bedrijven hebben vaak geen Business Analist of BI Specialist in huis!
Mogelijk is er wel een administratief of financieel persoon die verantwoordelijk is voor het verzamelen van de gegevens. Of een externe accountant die regelmatig helpt bij het uitzoeken van verschillende bronnen, het samenstellen ervan, en het presenteren in de vorm van spreadsheets.
De kans is groot dat deze persoon uren besteedt aan deze taak, om alleen maar de informatie goed neer te zetten in een spreadsheet of excel, zodat er een begrijpelijke presentatie van gemaakt kan worden. Zonde natuurlijk van alle tijd die hierin gaat zitten. Én we zien vaak dat de data 1x gepresenteerd wordt en vervolgens aangepast moet worden of (nog erger) vergeten wordt.
Wij leggen even uit hoe we Power BI gebruiken en inzetten om managers in het MKB helpt en hoe het deze traditionele aanpak van MKB bedrijven uitdaagt én verbetert. We hebben 8 concrete redenen waarom Power BI wél werkt en bedrijfsanalyses flink kan verbeteren!
1: Integraties! Het sluit aan op software die je al gebruikt, óók met je Microsoft Suite
Voordat je bij het punt bent aangekomen dat je bedrijfsanalyses gaat gebruiken in het management, zul je waarschijnlijk al de nodige softwares in gebruik hebben genomen. Denk aan een boekhoudsysteem, ERP softwaren, salarisadministratie en mogelijk een andere types software die specifiek zijn voor je branche (voorraadbeheer, projectbeheer, of misschien zelfs een eigen software die je hebt ontwikkeld). Daar wil je natuurlijk niet vanaf stappen.
Het goede nieuws is dat je dankzij (goede) API-integraties en softwarelogica PowerBI aan de meeste van deze tools kunt koppelen! Er zijn meerdere standaard koppelingen met de grootste tools, zoals Salesforce, Google Marketing suite, BigQuery, MySQL, een PSP, Social Media, e-mailsoftware, etc. Óf je kiest gewoon voor je standaard Excel files!
Vanuit alle databronnen creëer je vervolgens een live dashboard met alle gegevens die je nodig hebt uit jouw meest gebruikte tools, zonder dat je zelf de data eerst moet prepareren.
Power BI maakt trouwens deel uit van de Office 365-familie en is dus instapklaar om te werken met de Microsoft-omgeving waarmee jullie mogelijk al langer werken en vertrouwd mee zijn. Denk aan SharePoint Online, Dynamics CRM, SQL- en Access-databases, om er maar een paar te noemen. gebruik je die niet, dan integreert het ook met een aantal andere grote 'niet-Microsoft' databases, zoals Oracle, IBM DB2, SAP HANA.
Bonus: Als jouw bedrijf op Office 365 versie E5 zit, is PowerBI momenteel inbegrepen in het pakket zonder extra kosten.
2: Je kunt klein beginnen met Power BI
Door alle mogelijkheden kun je snel de draad kwijtraken helaas. Daarom raden wij als MKB Controller je aan te beginnen met de basis van PowerBI door één of twee rapporten te kiezen die je op een constante basis samenstelt (dagelijks of wekelijks), en van daaruit verder te verkennen.
In het begin zul je waarschijnlijk de hulp nodig hebben van een data specialist om de logica in te stellen voor het rapport dat je zoekt. Mocht je voldoende kennis hebben van BI tools (of je collega) dan heeft Microsoft en ook andere partijen veel online trainingen beschikbaar om zelf aan de slag te gaan. Maar bedenk wel: zonder de juiste achtergrond heeft data samenstellen wel een steile leercurve!
De financiële voordelen van het investeren in bijvoorbeeld een mkb controller zijn echter gemakkelijk te rechtvaardigen door de waarde die PowerBI levert: geen handmatige gegevensverwerking meer, minder menselijke fouten, live rapportage, updates over informatie die je belangrijk vindt, en de lijst gaat door!
3: Geen e-mails, maar live real-time inzicht
Binnen het MKB is e-mail is veruit de meest gebruikte methode voor het delen van rapporten, zowel intern als extern. Power BI doet dit anders. Je deelt namelijk live rapporten door deze te embedden in live pagina's, zoals op je website! Of je stuur natuurlijk een link door, die altijd inzichtelijk blijft. Geen heen en weer sturen van rapporten van mail meer dus, zodat je kunt concentreren op wat belangrijk is: zorgen voor klanten, personeel of KPI's, en uiteindelijk jouw bedrijf laten groeien.
Je kunt dit trouwens zelf uitproberen in de Power BI Embedded PlayGround
4: Gegevens die er gewoon goed uitzien
Power BI presenteert niet alleen gegevens. Het presenteert gegevens op een goede manier. Door gegevens te visualiseren worden gegevens toegankelijker en interessanter. Met Power BI zijn de visualisaties goed, maar het biedt nog een voordeel: er is interactie mogelijk én ze kunnen worden gedraaid in meerdere dimensies en 'mashups' (gecombineerde gegevens van verschillende bronnen).
Het voordeel is dat je gegevens kunt combineren om meer en betere inzichten te geven, die je anders niet zou herkennen (of niet zou zien door de "saaie" data die je probeert te analyseren.
De visualisaties zijn gebaseerd op de Excel Power View plugin. Hier zitten er standaard al een heleboel van in, maar je kunt uiteraard ook je eigen ontwerpen klaarmaken, precies waar je zelf behoefte aan hebt. Kortom: zodra je Power BI-visualisaties ziet, ga je nooit meer terug naar saaie excel tabellen.
5: Geen extra kosten voor aangepaste rapporten
In het begin legden we al uit dat PowerBI integreert met software die je al gebruikt. En dát kan een groot voordeel zijn. Want als je alleen afhankelijk bent van BI oplossingen van de software die je al gebruik heb je mogelijk twee nadelen:
- Je hebt meerdere rapporten of BI systemen die hun "eigen" verhaal vertellen, maar niet te combineren zijn
- Je betaalt waarschijnlijk een flink pak geld voor extra inzicht in software, iets dat ze graag bij verkopen!
In plaats van een cheque uitschrijven aan een softwareleverancier, kun je ook aan de slag met Power BI, al dan niet via een API koppelen. Zolang je toegang kunt krijgen tot de bron van die gegevens, kan Power BI rapportages van die software ophalen en vertalen naar goede concrete inzichten. Zónder dat je daarvoor veel geld hoeft uit te geven.
6: Krijg inzicht in (toekomstige) trends met voorspellende analyses
In de toekomst kijken: wie wil dat nou niet als manager of CEO?
Helaas kan ook Power BI dat niet, maar het stelt je wel in staat om aan de hand van (historische) data, om op basis van vergelijkingen trends vast te stellen.
Dit lukt dus door inzichtelijke vergelijkingen en analyses te bieden. Denk bijvoorbeeld aan verkoopcijfers voor deze periode te vergelijken met die van vorig jaar, onderverdeeld in klantsegmenten. Je kunt je marges analyseren, voorraadpositie, klantprestaties, en nog veel meer. In Power BI (met de hulp van een MKB Controller) kun je vervolgens modellen opstellen om de trends te volgen, bijvoorbeeld de ontwikkeling van marges óf juist afwijkingen hierin (anomalies). Uiteraard weergegeven in begrijpelijke visualisaties, die zinvolle informatie bieden. Dit noemen ze ook wel predictive analytics.
7: Vul predictive analytics aan met AI / Machine learning
Machine Learning / AI: een hype of echt een mogelijkheid? In Power Bi heb je écht de mogelijkheid om dit in te zetten. Concreet kun je het programma leren om trends te volgen, herkennen en vaststellen, zodat de software én jij meer op de hoogte zijn van deze trends.
Hoe dit precies werkt is een lang verhaal. Mocht je meer insights willen hierover, dan wordt in de video hieronder meer uitgelegd over de toepassing van AI op salesdata van een mkb organisatie:
8: Power BI daagt je uit om proactief te werken
De overgang van reactieve gegevensanalyse naar proactieve bedrijfssturing op basis van data kan mogelij kwat overweldigend aanvoelen. Is het niet een te grote stap? Te veel tijd en moeite om dit door te voeren? Zijn we er wel klaar voor in onze organisatie? Terechte vragen!
Daarom is de sleutel tot het gebruik van Power BI het veranderen van de mindset van jou, het bedrijf en de mindset van het team nu bezig is met bedrijfsrapporten.
Door een stukje bewustwording en een stukje training is het mogelijk om echt een positieve impact te creëeren. En proactief een bedrijf te leiden en te sturen. Op basis van data dan.
Microsoft biedt uiteraard een standaard, maar uitgebreide educatie aan voor mensen die zich verder willen verdiepen. Maar uiteraard staan onze MKB Controllers klaar om jou te helpen bij het creëeren van inzicht én het opzetten van Power BI voor jouw organisatie. Uiteraard trainen wij medewerkers ook om het goed in effectief in te zetten!
Mocht je nog niet overtuigd zijn? Geen probleem!
We hebben 3 voorbeelden klaargezet van hoe wij Power BI in het MKB toepassen!
3 Voorbeelden van Power BI toepassingen binnen het MKB:
Digitalisering van rapportages
MKB bedrijven staan natuurlijk niet stil. Steeds meer bedrijven en dan met name de financiële specialisten of afdelingen zijn inmiddels wel aan de slag gegaan met digitalisering, zoals automatisering van rapporten. Bijvoorbeeld door het omzetten van het traditionele "papieren" formaat (aanvankelijk Word of PowerPoint) naar een digitaal systeem (denk aan office 365).
Maar toch zijn bedrijven toch nog gevangen in een oude manier van werken, waarbij kerncijfers nog netjes in rapportvorm worden opgeleverd (zo deden we het altijd toch?).
Dit was ook zo bij de directe van een middelgrote verzekeraar, waarvan alle bestuurders vóór iedere halfjaarlijkse vergaderingen een volledige uitwerking als rapportage ontvingen. Het resultaat? Ellenlange besprekingen, waarbij de complexiteit en simpelweg de omvang van de rapportages ervoor zorgen dat er eigenlijk niets met de data werd gedaan. De prestaties van de onderneming konden daarnaast ook niet gemakkelijk vergeleken worden of tijdens een bespreken verder geanalyseerd en bekeken worden.
Door aan de slag te gaan met real time visualisaties, zou dit probleem ondervonden kunnen worden. En konden de bestuursleden op elk moment de kerncijfers van het bedrijf bekijken. Zowel individueel als in meetings.
Power BI kwam natuurlijk naar voren als de een van de oplossingen om dit te realiseren. Het lukte om een digitaal dashboard (rapport) op te stellen dat de belangrijkste KPI's van de onderneming samenbrengt. En vervolgens ook de mogelijkheid biedt om deze te "filteren", bijvoorbeeld per product, regio of categorie. Uiteindelijk leidde dit wel tot nóg meer verbeteringen, zoals een scherper KPI management, waarmee bedrijfsdoelen nog beter bewaakt zouden worden!
Dankzij Power BI kan de organisatie op ieder moment de meest actuele cijfers raadplegen via een online dashboard. De voordelen hiervan:
- Het is dynamisch: de data wordt automatisch bijgewerkt wanneer nieuwe gegevens worden ontvangen of volgens de filters die je kiest.
- Makkelijk te delen: online beschikbaar en in te zien vanaf een computer, tablet of smartphone.
- Het is ergonomisch en gebruiksvriendelijk: eenvoudig, intuïtief en visueel aantrekkelijk.
Op naar voorbeeld 2:
Real-Time verkoopmonitoring
Power BI kan niet alleen rechtstreeks verbinding maken met meerdere verschillende databronnen, maar het maakt het ook mogelijk om deze gegevens snel samen te voegen, zoals we eerder al noemden. Óók als de databestanden van grote omvang zijn.
In dit voorbeeld van een bedrijf in de plantenaccessoires werden in de oude situatie de verkoopresultaten door administratieve medewerkers ingevoerd in een verkoopbeheersysteem. Vervolgens werden deze samengevoegd in een Excel-bestand via zware macro's. Deze draaiden ongeveer 15 minuten om de macro's überhaupt uit te voeren. Het dagelijks bijwerken van dit bestand duurde uiteindelijk uren per dag. En het grootste probleem? Het uiteindelijke bestand was uiteindelijk te groot om te delen, bijvoorbeeld via mail. Regelmatig kwam het voor dat dit gedeeld werd via een onveilige WeTransfer...!
De MKB Controllers stelden al snel voor om dit systeem te vervangen door een dynamisch dashboard, voor iedereen in te zien op basis van rechten (die toegekend werden) en vooral: gemakkelijk te begrijpen voor personen die geen financiële achtergrond hebben.
Via Power BI is een online rapport opgesteld dat automatisch iedere ochtend bijgewerkt wordt en die dus dagelijks inzicht biedt in de sales gegevens. Uiteraard uit te splitsen in verschillende onderdelen, zoals rayon merk, winkel, type verkocht product, etc.
Omdat het hier om grote hoeveelheden gegevens ging, bleek Power BI perfect te zijn. Power BI kan grote hoeveelheden data in een fractie van de oude tijd verwerken, ook als die regelmatig wijzigen. Bovendien bleek het veel eenvoudiger en veiliger te delen dan de Excel file!
Kasstroom controle met Power BI
Data en privacy worden steeds belangrijker. Je data moet veilig zijn en niet lekken naar kwaadwillenden. Helaas bieden dataopslag systemen steeds meer gevoelige informatie: klantgegevens, bankgegevens, boekhoudkundige cijfers, en nog veel meer. Een echte strategische uitdaging voor MKB bedrijven, die er voor moet zorgen dat deze gegevens veilig zijn. Om dit te doen, kunnen bedrijven verschillende methodes hanteren:
- Je gaat je gegevens hosten op vertrouwde, of interne servers ("on site")
- Je gaat werken met complexe autorisatiesystemen en beperkt menselijk tussenkomst om het risico op fouten of lekken te beperken.
- Je beveiligd de toegang tot de bron (meerstaps authenticatie, netwerkrestrictie, enz.)
- Je maakt gebruik van veilige hulpmiddelen voor datavisualisatie
Een voorbeeld dat we hebben is van een MKB bedrijf dat kassaldo's via Excel uitdraaide, welke handmatig door analisten werden verzameld voordat ze naar PowerPoint werden teruggestuurd. De grootste uitdaging was het ophalen van gegevens uit meerdere systemen, zoals een ERP, een CRM en vanuit externe dienstverleners. Hoewel het complex is om dit rapport te verwerken, is het daarnaast van essentieel belang om deze gegevens veilig te verwerken én alleen inzicht te geven aan personen die dit nodig hebben óf verwerkt in anonieme, gevisualiseerde data.
Uiteindelijk is gekozen voor een geautomatiseerde en beveiligde rapportage van, in dit geval, risico-indicatoren (uitstaande vorderingen, achterstallige vorderingen, onbetaalde vorderingen). Een rapportage waarin de gegevens juist zijn en niet door iedereen inzichtelijk.
Een custom Power BI oplossing maakte het mogelijk om alle data uit verschillende bronnen samen te voeren vanuit de verschillende bronnen, dus zonder tussenkomst van personen die de data nog moesten bewerken. De data wordt slim gemoduleerd en samengevoegd, waarna die automatisch bijgewerkt worden in een online rapportage. Uiteraard visueel óf in tabelvorm wanneer een gebruiker hier genoeg rechten voor heeft.
Ten slotte wordt de veiligheid van de gegevens gegarandeerd door de mogelijkheid om de gegevens per gebruikersrol weer te geven (dit wordt "line security" genoemd). Ook hebben bepaalde managers of medewerkers de mogelijkheid om de gegevens lokaal op te slaan, wanneer dit nodig is voor de uitvoering van hun werk.
Zo zijn alle vliegen in één klap opgelost met een slimme oplossing via Power BI.
Aan de slag met Power BI binnen jouw MKB-organisatie?
Het maakt niet uit welke BI tool je gebruikt, maar met Power BI heb je wel een van de krachtigste tools in handen om jouw bedrijfsdoelen te monitoren en managen. MKB Controllers heeft ruime ervaring met Power BI én met implementatie in een MKB organisatie. Gaan we samen jouw bedrijf "In Control" maken?
Neem contact op met MKB Controllers:
Contactinformatie
-
Telefoon
-
E-Mail
-
Adres
Schonebergerweg 30B
3023 ZL Rotterdam