De basis van KPI Management
Mogelijk herken je jezelf in dit verhaal: je bent aan de slag gegaan als CEO, Operationeel manager of een andere functie waarbij het management van de (of jouw) organisatie centraal staat. Jullie zijn aan de slag gegaan met bedrijfsdoelen en KPI’s. Maar uiteindelijk belanden jullie met tig meetbare aspecten en een dashboard waar héél veel op staat, maar waar je weinig concrete actiepunten uit kunt halen.
Bovenstaande is alvast de belangrijke eerste les in het opstellen en beheren van KPI’s (key performance indicators): focus.
Je zult je KPI’s beter beheren als alle rommel opgeruimd wordt en je concentreert op de zaken die er het meest toe doen.
Welke 5 KPI’s zou jij kiezen aan het begin van je werkdag? Welke 5 key onderdelen van je bedrijf zou je naar kijken zodra je je kantoor binnenkomt en begint aan je werk? Want KPI’s zijn géén lange termijn doelstellingen. Het zijn tastbare onderdelen die bepalen of je je dag rustig kunt beginnen of dat je juist direct aan de slag moet.
Het kiezen van de juiste key performance indicators en de juiste processen eromheen creëren is de essentie van bedrijfsgroei en continuïteit.
In dit kennisartikel lichten we toe wat de basis van goed KPI management is en hoe je dit kunt aanwenden en aanleren om het maximale nut hieruit te halen.
Aan de hand van 5 beginselen leggen we uit hoe deze voor een goed KPI management proces zorgen:
1. De schoonheid en tevens vloek van de specialisatie
2. Communiceren over het waarom en het hoe
3. Definiëren van de KPI’s om te managen
4. Inzicht in KPI-dashboards
5. KPI-koppeling voor een beter beheer
1. De schoonheid en vloek van KPI-specialisatie
Je kunt met KPI’s enorm ver gaan. Maar iedere medaille heeft een keerzijde, ook wel de vloek van KPI’s genoemd.
Je herkent vast een moment waar iemand vertelde over een situatie op het werk:
Wéér een reorganisatie op kantoor. We krijgen nooit vrijheid om te werken aan andere zaken dan waar we op afgerekend worden. Alles wat ik doe wordt meegenomen in de cijfers die bepalen of ik volgend jaar hier nog werk…
Bovenstaand zijn voorbeelden van zaken waar KPI management ver gaat (soms te ver) en waar alles draait om prestaties en het meten hiervan.
Dit wordt ook wel de vloek van KPI management genoemd. Alhoewel KPI’s kunnen helpen om structuur, focus en fact-based beslissingen te brengen, kan het ook doorslaan. En zelfs vertragen en tegenwerken.
Een dergelijke single-purposed aanpak kan leiden tot twee belangrijke nadelen:
• Andere belangrijke KPI’s (die meer met bedrijfsdoelen dan bedrijfstakken of zelfs personeel te maken hebben) worden vergeten of overschaduwd.
• Het leidt tot een narrow-minded aanpak, waarbij het grote plaatje steeds verder op de achtergrond verdwijnt.
Het is dus belangrijk om op gebied van KPI’s niet in silo’s te werken en terug te gaan naar de basis van je bedrijfsdoelen en daarmee Key Performance Indicators!
2. Start met de why en de how
Als manager van KPI’s is een cruciaal onderdeel van jou om dat evenwicht te vinden en dit ook te communiceren. Ga dus terug naar de WHY.
Een goed voorbeeld hiervan is het klassieke voorbeeld van Simon Sinek. Laat de organisatie, de medewerkers, maar ook bijv. partners en leveranciers weten wat de WHY is en waarom dingen dienen te gebeuren voor het bedrijfsdoel.
Je creëert hierdoor algemene waarde en begrip voor KPI”s. Samenhang met een team dat achter KPI’s staat bijdraagt aan het behalen of zelds optimaliseren van je KPI’s! En mogelijk zullen ze zelfs ingrijpen als de KPI’s niet meer bijdragen aan het begin: de bedrijfsdoelen.
Vanuit de why kun je processen inrichten op de how. Je kunt hiervoor 3 concrete vragen gebruiken die bepalen hoe dit samen behaald wordt.
1. Wat is ons proces voor het nastreven van iedere KPI?
2. Wie is eigenaar van de voortgang van iedere KPI?
3. Hoe willen we deze KPI’s presenteren en delen?
Pas vanuit deze basis kun je aan de slag gaan met het definiëren van de juiste KPI’s.
3. Definiëren van de KPI’s om te managen
Nu is het zaak om de (juiste) kpi’s voor je organisatie op te stellen.
Een goede manier om de KPI’s en de relevantie van de organisatie te definiëren is door deze te koppelen aan doelstellingen die zijn vastgesteld met behulp van de SMART-criteria. Deze staan voor 5 begrippen:
1. Is de doelstelling specifiek?
2. Kun je de vooruitgang in de richting van dat doel meten?
3. Is het doel realistisch haalbaar?
4. Hoe relevant is het doel voor de organisatie?
5. Wat is het tijdsbestek voor het bereiken van dit doel?
Bij het bepalen van de belangrijkste doelen, kun je tot het basis niveau gaan om te bepalen welke belangrijke prestatie-indicatoren het meest kritisch zijn om te monitoren terwijl je die doelen nastreeft.
Ofwel, wat zijn de 5 KPI’s die je altijd wil nastreven? Denk bijvoorbeeld aan de volgende mogelijkheden:
• Omzetvoorspelling
• Kostenbeheersing
• Voorraadoptimalisatie
• Arbeidsproductiviteit
• Kwaliteitsindicatoren
• Marge-optimalisatie
• Klanttevredenheid
• etc.
4. Begrijpen van KPI dashboards
KPI-dashboards zijn vaak de beste manier om de status van je kpi’s weer te geven, maar vooral: te beantwoorden. Ze geven direct en (soms) real-time inzicht in de KPI’s, en ze stellen jou als KPI-manager in staat om zowel snel de voortgang te beoordelen als informatie over KPI’s te delen (via e-mail, een link naar een live dashboard, of anderszins).
“Maar dashboards zijn niet de magische tooling waarvan sommige managers denken dat ze allesomvattend zijn. Hoewel ze een momentopname van belangrijke maatregelen kunnen overbrengen, zijn dashboards slecht in staat om de nuance en de context te bieden die effectieve en data gestuurde besluitvorming vereist”.
Het gaat er dus om dat de meeste KPI-dashboards alleen inzicht geven, maar niet interpreteren. Ze kunnen alleen bestaande of vroegere fenomenen beschrijven. Ze missen de mogelijkheid om toekomstige gebeurtenissen te voorspellen op basis van gegevens uit het verleden en vervolgens een handelswijze voor te schrijven.
Alhoewel de betere dashboardsoftware opties op de markt hier steeds vaker op inspringen en op basis van AI meer en meer kunnen voorspellen, is en blijft het vaak de menselijke taak van de KPI-manager om de genuanceerde beslissingen te nemen.
Key hierin is eenvoud. Gebruik een simpel KPI-dashboard, dat je niet alleen 1x instelt en vervolgens vergeet.
5. KPI-koppeling voor een beter beheer
Het kan gemakkelijk zijn om als KPI-manager te snel te reageren op KPI’s. Of om voortdurend een enkele KPI te tweaken en aan te passen totdat je te weinig ruimte krijgt om flexibel te zijn. Of dat je juist zó over optimaliseert dat je de KPI niet meer accuraat kunt uitlezen over de voortgang..
Denk bijvoorbeeld aan een KPI manager die het voorraadbeheer tot in de puntjes wil optimaliseren. Zo ver dat just-in-time écht just-in-time wordt. En dat er 0 voorraad meer aanwezig is.
Bedenk nu welke gevaren dit met zich meebrengt voor de andere KPI’s en daarmee de bedrijfsdoelen. Wat als 1 leverancier een brand heeft en een maand niet kan leveren? De kpi’s voor omzetvoorspelling, arbeidsproductiviteit en klanttevredenheid zullen hier ongetwijfeld onder lijden.
Zorg er dus voor dat alle KPI’s samen bijdragen aan het grotere doel. Not all KPI’s are created equal, but always with a goal. Alleen als alle KPI’s samenwerken kom je tot het grote plaatje: de bedrijfsdoelen.
KPI Management: leer los te laten
KPI-management is een continu veranderend proces. De KPI’s die nu leidend zijn, kunnen in drie maanden tijd compleet veranderen. Zeker in snel bewegende markten.
Het is echter vaak makkelijker om vast te houden aan oude KPI’s dan om deze los te laten.
Waarom is het zo moeilijk om KPI’s los te laten? Omdat de KPI’s die je moet loslaten misschien degene zijn die je hebben geholpen om te groeien. Je kunt een gevoel van gehechtheid aan ze voelen. Een gevoel van tastbaarheid.
Het kan ook zijn dat alleen de prioriteit verlaagd moet worden, in plaats van ze los te laten. En, zoals vaak het geval is, het kan zijn dat je gewoonweg de context mist om dat te doen.
Het resultaat van het vasthouden aan de KPI’s is dat de KPI’s zich beginnen op te stapelen. In plaats van die 5 strakke meetpunten waar je je dag mee wilt beginnen, zit je met een 10tal KPI’s die allemaal even belangrijk lijken te zijn.
Hoe je KPI’s kunt loslaten
Wil je starten met het loslaten van KPI’s Houd dan dit proces aan:
1. Houd je KPI’s in de gaten;
2. Stel routinematig (en eerlijk) de waarde ervan in vraag;
3. Bespreek deze vragen regelmatig met uw team;
4. Blijf geduldig maar sta open voor verandering.
Deel 4 van het proces is natuurlijk het moeilijkst. Als business controllers weten wij dat het makkelijk is om vast te houden, maar moeilijk om te veranderen!
Conclusie over KPI management
Er is nog veel te leren over KPI’s. Aan de oppervlakte kan het lijken op simpele droge kost; een eenvoudig wiskundig monitoringsproces dat je moet doen.
Maar er komt meer kijken bij KPI Management.
Het gaat niet alleen om het begrijpen van KPI’s, maar ook om het kiezen van de juiste KPI’s, het managen van uw vooruitgang in de richting van die KPI’s en het managen van een team. Zodat het monitoren van KPI’s daadwerkelijk onderdeel wordt van een bedrijfscultuur.
Tot slot: maak het een onderdeel van je dagelijkse of zelfs wekelijkse proces om jezelf de vraag te stellen: Als ik één KPI zou moeten kiezen, welke zou dat dan zijn?
Samen starten met KPI management?
Dat kan! MKB Controllers staat graag klaar om je te helpen met je uitdagingen. Of dat nu KPI management is, KPI’s opstellen, of juist het complete business controlling uit handen geven. Neem contact op: